Reglas sobre la gestión del tiempo y orden en las tareas

Qué no daríamos por poder controlar el tiempo a medida de nuestras necesidades. Nos pasamos en día en un pulso continuo entre la cantidad ingente de tareas que queremos acometer y el tiempo del que disponemos. En muchas ocasiones ocurre que las tareas exceden el tiempo real de ejecución, y en otras, aun cuando el tiempo podría ajustarse a las tareas a acometer, lo gestionamos de manera tan inadecuada que finalmente el resultado es el mismo. Cualquiera de las dos situaciones acaba siendo una fuente de estrés y de problemas añadidos.

Tanto si nuestro caso es el primero como el segundo, quizá nos convenga conocer estas cuatro formas de ordenar las tareas y entender nuestra relación con el tiempo.

a. El principio de Pareto 

Vifredo Pareto fue un famoso economista italiano que estableció a principios del siglo pasado que la riqueza estaba desigualmente repartida en la sociedad italiana de su tiempo: un 20% de la población poseía el 80% de los bienes. A partir de esa reflexión desarrolló el siguiente principio:  «Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, sólo una minoría.»  Este principio es más conocido como regla del 80/20: el 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados (éstas no tienen más pretensión que la de establecer órdenes de magnitud). 

b. El criterio ABC 

Una forma ampliada y muy utilizada del principio anterior es la que conocemos como «criterio ABC». En su aplicación al uso del tiempo, el criterio ABC recuerda que una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de los resultados: el 15% de las actividades origina el 65% de éstos. A este grupo lo llamaremos "A". El siguiente grupo, al que llamaremos "B", genera otro 20% de los mismos. El 65% restante, el grupo "C", tan solo aporta el 15% faltante.  Obviamente, son las actividades localizadas en el grupo "A" las que deben recibir prioridad absoluta. Cuando se trabaja en equipo, lo más probable es que sea el propio jefe quien deba ocuparse directamente de este tipo de actividades.  Las tareas de tipo "B" tenderán, probablemente, a ser delegadas en más de una ocasión. Bastantes tareas del tipo "C" pueden merecer la delegación, una ejecución rápida (con el menor consumo de tiempo) o incluso el olvido. 

Tanto el principio de Pareto como el criterio ABC enfatizan la importancia de atender prioritariamente a algunas de nuestras actividades y evitar otras menos rentables. Nuestra eficacia en la utilización del tiempo vendrá marcada por nuestra propia elección de las actividades que interesa atender. 

Haga una lista de actividades y clasifíquelas según su rentabilidad (alta, media, baja), que puede ser financiera o emocional.

c. La ley de Parkinson 

Esta ley explica por qué las cosas llevan más tiempo del que deberían: "Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización".  A todos nos ha ocurrido alguna vez algo parecido: cualquier tarea insignificante nos ha llevado mucho más tiempo del necesario, sólo porque no teníamos alguna otra tarea pendiente que limitase el tiempo dedicado a la primera.  Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas, supone un elevado riesgo. Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla, cuando menos. Pero si se asigna sólo media hora, posiblemente ocupará media hora o poco más. 

d. Las 3 leyes de Murphy 

Murphy, hombre experto en el mantenimiento de grandes instalaciones, estableció tres leyes. La primera de ellas nos advierte: "Nada es tan sencillo como parece al principio".  En consecuencia, lo que acaba ocurriendo, como nos señala la segunda ley, es que: "Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio".  Asignar a una tarea un tiempo escaso resulta, por tanto, claramente inconveniente, tanto a la hora de programarse como a la hora de ejecutar. La tercera ley dice: "Si algo puede ir mal, irá mal".  La única solución es adoptar las medidas adecuadas previendo la eventualidad de un fallo. 

"Este momento, como todos, es muy bueno, si sabemos qué hacer con él."