Nuevas tecnologías al servicio de la desorganización

Cada día aparecen nuevas herramientas tecnológicas para ayudarnos a hacer el trabajo más eficiente. De entre ellas destacan las dirigidas a la comunicación: correo electrónico, mensajería instantánea, foros, etc. Herramientas como Outlook, Gmail, Yahoo, Hotmail, Skype, Whatsapp, etc., hacen que la comunicación sea más rápida, más omnipresente dentro de las organizaciones. Como herramienta de comunicación corporativa creo que podemos considerar al correo electrónico como la reina de las herramientas.

Los sonidos electro-futuristas del fax ya no se oyen, el cartero casi nunca llama a tu puerta (lo hemos sustituido por la paquetería que sigue perteneciendo al mundo de lo analógico). La mayoría de las comunicaciones se hacen por mail. Pero no sólo se realiza la comunicación por mail, sino que se utiliza para el envío de documentos, contratos, presupuestos, requisitos técnicos. Se utiliza para concertar reuniones, para desconvocarlas, para enviar el orden del día y el acta de las mismas una vez concluidas. Se utiliza para presentarnos a otras personas, para debatir temas, para solucionar problemas, para dar instrucciones, para llamar la atención y para felicitarnos por nuestros cumpleaños. Se hace entrega del trabajo (en caso de que sea digital). Documentos, hojas de Excel, imágenes, vídeos, planos, archivos de programas específicos, y un largo etc.

¿Dónde buscamos la información que necesitamos? Seguramente gran parte de ella en el mail. Nos hemos ahorrado el trabajo de archivar porque ya está en nuestro buzón de entrada.

Sin embargo, considero que este uso masivo e indiscriminado del correo electrónico tiene toda una serie de desventajas y problemas asociados. El correo electrónico, ya sea el Outlook, Gmail, el propio del Smartphone, Ipad, o el que sea, por muchas funciones que tenga, no deja de ser un gestor de mensajes. De mensajes enviados y recibidos, con una serie de funciones muy limitadas, pero suficientes para enviar y recibir mensajes. La cuestión es que existen proyectos enteros que están documentados a través del correo electrónico y en ese sentido no es, ni de lejos, la mejor herramienta de gestión.

Por otra parte el correo es una herramienta personal y no colaborativa. Mi correo está restringido a mi uso, está organizado como yo quiero y solamente yo accedo a él. Sin embargo almaceno información muy relevante de la organización, que seguramente en muchos casos, solamente esté almacenada en mi correo.

Por no hablar de los problemas recurrentes de pérdida de información por la pérdida, precisamente de esos correos. Un accidente que hace que mi disco duro deje de estar disponible y pierdo todos los correos con toda la información exclusiva que había en ellos.

¿Qué solución alternativa puede haber? Me gustaría decir que eliminar el correo electrónico tal y como lo conocemos y usamos ahora, pero quizás sonaría muy drástico y perdería la atención del lector. Sin embargo creo que hay que replantearse el uso actual que hacemos de él.

¿Cómo me lo imagino? Ya que estamos a final de año, y es momento para ir pensando en nuevos propósitos, voy a pensar en uno de ellos para este año 2015 que está a la vuelta de la esquina y que suena como muy futurista. El uso del mail que tendremos en nuestra organización para el próximo año será de la siguiente manera.

En nuestra organización solemos trabajar por proyectos. Proyectos en los que participan diferentes personas con diferentes roles y diferentes departamentos. Personas de dentro de la organización y de fuera, proveedores y clientes. Y entre todos intercambiando correos electrónicos dirigidos a participar en el desarrollo de dicho proyecto. Pues bien, cada proyecto tendrá un lugar en la nube con una especie de muro a la cual tendrán acceso todas las personas integrantes del proyecto o que el Project Manager considere. Cuando alguna persona envíe un correo electrónico en relación a dicho proyecto, la aplicación que habremos creado leerá en buzón de entrada de correos de las personas del equipo, tomará el correo recibido y lo pondrá en el muro a modo de entrada, del mismo modo que se puede ver en Facebook o LinkedIn. Al correo tendrán acceso las personas a las que está dirigido el correo o los que están en copia.

Los correos irán creando un timeline de todas las comunicaciones del proyecto. Evidentemente también estarán los correos que el equipo envía hacia el exterior, que igualmente serán añadidos al timeline del muro. Los correos se enviarán desde la propia aplicación o incluso desde el propio mail personal, porque la aplicación también leerá los correos de salida y los almacenará en el muro.

A su vez, cada correo podrá categorizarse mediante el uso de hashtag como comentábamos en este otro post "Reinventando los #Hashtags". De esta manera podría filtrar todas las comunicaciones del muro de un proyecto por los temas que en cada momento me pudieran interesar: temas relacionados con el contrato, con la facturación, con los requisitos técnicos, etc. Toda la información estaría almacenada y bien gestionada y ya no dependería de los correos personales de cada usuario del proyecto y del cuidado con el que tratase el equipo donde almacena los correos.

Existen gestores documentales dentro de las organizaciones y son vitales porque guardan el know-how de la organización pero parte de ese know-how se está trasladando a los correos electrónicos y no hay ningún plan ni aplicación para gestionarlos. Considero que es una fuga por donde se está perdiendo la información ya que está alojada en los dominios particulares de cada una de las personas. En la época de las aplicaciones colaborativas estamos utilizando herramientas personales y no-colaborativas para gestionar muchos de nuestros proyectos.

El correo electrónico es loable como herramienta de comunicación, pero no lo es como herramienta de almacenar y gestionar la información de dichos comunicados. Quizás debería limitarse a ser utilizado para avisarnos de que "Hay un mensaje nuevo para ti" y a partir de ahí que el mensaje pasara a formar parte de la organización, como un documento cuando es dado de alta en un gestor documental.

Así comenzaremos a utilizar el mail en un futuro que comenzará en este próximo 2015.