Trabajar en trabajar con prioridades

Todos en nuestra día a día tenemos la tendencia de reaccionar ante las tareas urgentes. Esto hace que uno de los problemas principales en nuestro día a día sea hacer demasiadas cosas a la vez, con lo cual corremos el peligro de perdernos entre los distintos cometidos. Al final de un duro día de trabajo se llega a menudo a la conclusión de que, si bien se ha trabajado mucho, se han quedado cosas por hacer, o no se han terminado cosas importantes. Una premisa imprescindible para erradicar esta sensación, o más que sensación, realidad, es establecer prioridades claras, mantenerlas y llevarlas a cabo. Establecer prioridades significa decidir qué tareas son las de primer orden, cuáles de segundo, tercero, etc. estableciendo una jerarquía de importancia y urgencia clara. Las tareas de máxima prioridad obviamente son las que hay que hacer o resolver en primer lugar.

Trabajar con prioridades supone la existencia de un norte en el trabajo, es una cuestión de brújula y no de obsesionarse con el reloj. No alcanzamos objetivos porque antes de completar una tarea ya estamos comenzando con otra. El problema es que las actividades son, inevitablemente, muchas y muy diversas, y que no todas vienen originadas voluntariamente por nosotros. Parte de ellas se presenta de forma imprevista y un tanto aleatoria. Aparece lo que conocemos como trampa de la actividad: "Estamos tan ocupados en lo que hacemos, que acabamos olvidando para qué lo estamos haciendo".

Establecer la prioridad de cada actividad es la única garantía posible de eficacia. Ante cada interrupción, ante cada alteración de la situación que se vive, debemos preguntarnos automáticamente "¿es esta posible nueva actividad más importante que la prevista?; es decir, ¿cuál de las dos es prioritaria?" La prioridad se convierte así en el factor esencial de decisión ante cada disyuntiva. Estas disyuntivas, por otra parte, no son tan complejas como podrían parecer, porque son planteadas siempre entre dos opciones solamente: la prevista y la imprevista. El problema es que, con frecuencia, nos sentimos tentados a responder compulsivamente a un imprevisto, abandonando quizá otra actividad más importante que dejamos para más tarde, y así entramos en un continuo carrusel que no tiene fin.

Imponernos y autoexigirnos un orden de prioridades en la ejecución de las tareas que acometemos nos permite:

• Trabajar sólo en las tareas importantes o necesarias.
• Realizar las tareas según la urgencia de estas.
• Concentrarse cada vez sólo en una tarea.
• Solucionar de una forma más efectiva las tareas en el tiempo prefijado.
• Lograr las metas fijadas de la mejor manera posible acorde a las circunstancias.
• Desligarse de todas aquellas tareas que puedan ser realizadas por otras personas, delegando en ellas su realización.
• Haber resuelto al final de un periodo de planificación (una jornada de trabajo, por ejemplo) al menos las cosas más importantes.
• Mantener y cumplir citas y plazos.
• Evitar conflictos
• Estar más satisfechos con nuestra ejecución evitando estrés innecesario.

Hay que tener en cuenta que según el principio del 80/20 o regla de Pareto, el 20% del trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados, y a la inversa. Por tanto, demos prioridad a ese 20% de acciones que produce resultados; es decir, a las acciones importantes que, de no tratarse oportunamente acabarán por degenerar en acciones urgentes, de crisis. La efectividad implica poner lo verdaderamente importante por encima de lo urgente, ya que lo urgente sólo es importante para otros.

La esencia de la efectiva planificación y gestión del trabajo y la vida consiste en organizar y ejecutar prioridades equilibradas.