Carpetas y ficheros: entre la organización y el caos documental

La gestión documental o el dilema de cómo organizar la información que se posee ha sido el gran problema, casi siempre crónico, de gran parte de las organizaciones. Algo tan cotidiano que casi todo el mundo ha sufrido o sufre en alguna medida.

Este problema es algo tan antiguo que se remonta a las primeras épocas en las que los ordenadores empezaron a utilizarse en las empresas y llamativamente con toda la nueva tecnología que se ha desarrollado hasta ahora, aun no se ha dado con una solución óptima.

Las razones son muchas, aunque principalmente se podrían mencionar las siguientes:

• El aumento de la longevidad de las organizaciones: esto es quizás lo más común. Cada año de vida que cumple una empresa ve incrementado el volumen de su información almacenada. Lo que en los primeros tiempos son carpetas con cientos de ficheros, gradualmente pasan a ser miles. Ante esto, la tendencia natural de los usuarios es empezar a crear subcarpetas dentro de subcarpetas, lo cual comienza a hacer más compleja la administración.
• La velocidad de crecimiento de las organizaciones: relacionada al anterior punto, esto se aplica a las empresas que habiendo comenzado a crecer, no han hecho a tiempo o no han podido evolucionar las estructuras de carpetas que utilizaban cuando el volumen de su negocio era más pequeño.
• Las nuevas posibilidades tecnológicas: la gran paradoja de las nuevas tecnologías en este sentido, reside en el hecho de que han estado apareciendo con tal velocidad que sólo han contribuido a empeorar el problema que deberían haber resuelto. Lo que antiguamente era un problema de ficheros y carpetas, se ha extendido a la búsqueda de documentos dentro de correos electrónicos, tanto dentro de aplicaciones en los ordenadores como dentro de aplicaciones web de correo. Y como si fuera poco, ahora también se ha agregado el problema de la organización de la información que se sube a servicios de almacenamiento en la nube...e incluso a comunicaciones de mensajería instantánea cada vez más importantes en la gestión de las empresas y con un soporte inexistente o muy débil sobre el registro de lo conversado.

Todos estos temas no solamente plantean desafíos para las operaciones de las organizaciones, sino también peligros potenciales en cuanto a la seguridad de la información. La forma en la que se organiza la información implica la definición de perfiles y permisos de acceso, que al final quedan tan desorganizados como las propias estructuras de carpetas.

Las direcciones de sistemas y operaciones han tratado de dar soluciones implementando desde estructuras  de carpetas y ficheros interminables, hasta la implantación de gestores de documentos poco flexibles o caros de mantener.

Todo esto en muchas situaciones han terminado forzando a los propios usuarios a buscarse la vida guardando  documentos en sus ordenadores propios, o dentro de mensajes de email, o en carpetas compartidas por todos a modo de cajón de sastre. En otras situaciones, solo un grupo reducido de usuarios se han hecho con el conocimiento total de la organización de esos ficheros, lo que ha llevado a las compañias a crear relaciones de dependencia sobre esas personas concretas que pasan a ser las únicas que saben dónde está cada cosa.

Estos escenarios han hecho que las compañias pierdan competitividad al no poder dar respuestas rápidas a requerimientos, o a basar sus operaciones en ficheros que muchas veces no son las últimas versiones, o a tener que volver a producir contenidos que ya estaban hechos, pero que su existencia se desconoce o no se pueden encontrar dentro de estructuras interminables.

Cambiando de paradigma para contener el caos

Es un hecho de que cada vez se necesitará administrar mayor volumen de información, pero las soluciones típicas hasta el momento han comenzado a ser ineficaces. Pensar de manera demasiado estructurada es algo que incrementa los problemas en la misma medida que lo hace la falta de estructura. Encontrar un equilibrio es factible, pero requiere de continuidad y de cultura organizativa, lo cual se dificulta en entornos de crisis donde la velocidad de respuesta a los clientes y la flexibilidad es la clave para la supervivencia de la empresa.

Ante toda esta avalancha de situaciones, en Davinchi nos hemos propuesto dar una solución innovadora de la cual os hablaremos en detalle en futuros posts. Esta solución, además de lo relacionado a su tecnología, implica un cambio en la manera de pensar, y tiene que ver con las siguientes interrogantes:

¿Estaría dispuesto a dejar de pensar en estructuras de carpetas y subcarpetas para acceder a sus ficheros, para reemplazarlo por un sistema de acceso parecido a lo que serían los hashtags de twitter? ¿Estaría dispuesto a poder acceder directamente a la información que necesita a partir de una herramienta de búsqueda igual de poderosa que un buscador de internet, pero  capaz de buscar en el interior de los ficheros? ¿Consideraría a los documentos no como sinónimo de ficheros, sino como un conjunto de estos conformando distintas versiones?

Planteamos estas preguntas para haceros una idea de lo que implica nuestra propuesta y las ventajas que encierra el empezar a pensar de manera más flexible y a la vez mucho más organizada. La utilización de esta tecnología es un camino que hemos comprobado que merece la pena recorrer si se está dispuesto a reaprender, y que muy pronto comenzaremos a contaros en detalle.

¡Hasta el próximo post!