Inteligencia de Negocio y Cuadros de mando
En las organizaciones de todo tipo, la información es como la sangre que fluye por el cuerpo de cualquier organismo complejo. Su importancia es tan vital que si no se gestiona y se aprovecha de manera adecuada, la empresa tiene sus días contados.
Cada organización durante su vida va aplicando y probando diferentes estrategias para producir y manejar la información que genera. En cuanto mayor es su negocio, más complejo se vuelve y en cuanto mayor es la cantidad de datos que debe gestionar, mayor es el desafío para saber qué es lo que está pasando dentro y fuera de sus fronteras.
Las organizaciones producen y almacenan datos constantemente como fruto de su actividad. Estos datos son registros de sus procesos operativos, que van desde información contable, registros de facturas o movimientos bancarios, hasta información relacionada a recursos humanos, registros de actividad del personal, informes de producción, inventarios, etc.
Casi todas las empresas que perduran en el tiempo saben cómo gestionar el almacenamiento de sus registros de operaciones, pero no son tantas aquellas que saben cómo extraer correctamente información de relevancia de todos esos datos acumulados. En definitiva, la clave está en cómo convertir datos en información relevante, y a su vez en cómo convertir esa información en conocimiento.
La llamada Inteligencia de Negocio o más conocida como Business Intelligence (BI) es la respuesta a este problema y constituye el sistema nervioso central de cualquier organización.
La inteligencia de negocio está presente en todas las empresas y es aplicada de diferentes maneras. En sus formas más simples puede consistir por ejemplo en planillas de Excel con fórmulas de totales, sumas, restas y promedios que alguien se encarga de realizar manualmente. Y por otra parte en sus formas más complejas podría tratarse de sistemas automáticos de generación de informes muy sofisticados. La gama de soluciones informáticas para este tipo de aplicaciones no deja de crecer y abarca una gran oferta comercial de software.
DEFINIENDO EL "QUÉ"
Dependiendo de la necesidad de información que tenga la empresa, se optará por un tipo concreto de software de inteligencia de negocio, ya que antes de definir el sistema, se deberá decidir qué información es la que se necesita conocer. Esto último es lo que determinará desde cuales datos operativos se extraerá la información, cada cuanto tiempo se actualizará y cómo se segmentarán los bloques de resultados.
Este punto es crítico, ya que se trata de la definición de los indicadores que se han elegido medir. Estas variables que miden aspectos concretos de un negocio reciben el nombre de Key Performance Indicators (KPIs) y deben ser establecidos por los responsables de la gestión de la organización. En el caso de una empresa de formación, cosas como el nivel de las calificaciones obtenidas o la valoración de la calidad de la enseñanza por parte de los alumnos, son ejemplos de KPIs.
DEFINIENDO EL "CÓMO"
En muchas organizaciones estos KPIs hacen su aparición un tanto ocultos entre las filas de totales de ficheros de Excel interminables, o en informes en PDF o DOCX con cientos de páginas. Otras veces los indicadores no quedan del todo claros más allá del uso de los más comunes, como por ejemplo cifras de venta, niveles de rentabilidad, pérdidas, ganancias etc. En resumen, la forma en la que se muestran los valores de los indicadores, constituye también un factor crítico para la gestión.
La información para la toma de decisiones debe ser resumida y debe mostrar los valores de los indicadores de manera visual e instantánea. Para esto la inteligencia de negocios permite construir pantallas o informes gráficos que agrupan la información de múltiples indicadores en una única interfaz. Estas aplicaciones reciben el nombre de Cuadros de Mando. De esta manera las personas responsables de tomar decisiones pueden conocer en tiempo real el estado de situación de la empresa inmediatamente y sin tener que revisar páginas de datos.
Los cuadros de mando reemplazan de esta manera a los informes con cientos o miles de datos, los cuales usualmente son construidos de forma manual y con alta probabilidad de ocurrencia de errores. La inteligencia de negocios apunta por lo tanto a dejar a los sistemas lo que pueden realizar mejor, automatizando el procesamiento de grandes cantidades de datos para generar información relevante. Esto deja a las personas libertad para poder realizar análisis complejos sobre los resultados generados y libera al personal de las tareas más mecánicas que no aportan valor.
En Davinchi entendemos el valor y la importancia central que tiene la Inteligencia de Negocios y es por esto que hemos desarrollado la experiencia para asesorar a organizaciones de todo tipo a explotar el potencial de la información que almacenan. Nuestro conocimiento abarca la totalidad de este tipo de soluciones, por lo que podemos desde ayudar en la definición de indicadores hasta desarrollar cuadros de mando para consultar información, tanto desde ordenadores como desde tabletas y móviles. Con indicadores definidos se pueden realizar incluso proyecciones de datos hacia el futuro, por lo que también podemos realizar predicciones de comportamiento de variables a partir de procesos de aprendizaje automatizado.
La inteligencia de negocio constituye un tipo de solución informática que no resulta invasiva, ya que funciona independientemente de la operativa de la organización. Esto hace que pueda probarse sin asumir riesgos en las implantaciones, por lo que animamos a todo aquel que quiera saber más, a dar un gran paso para su organización, contactarse con nosotros y contarnos su caso. La aplicación de la inteligencia de negocios es la clave para hacer a las compañías más sólidas y para poder prosperar según las exigencias que plantea el mercado en esta década.
Hasta el próximo post!