21 hábitos para trabajar el músculo de la productividad (II)
Somos lo que repetidamente hacemos. La excelencia no es, pues, un acto, sino un hábito. Aristóteles
El post de hoy completa una serie de hábitos que ayudan a trabajar en el ejercicio del músculo de la productividad.
12. Clasificar las tareas según su exigencia
Las tareas exigentes son las que interesa hacer cuando la fuerza de voluntad esté a unos niveles altos. Por otro lado están las tareas de mantenimiento, que son aquellas que pueden realizarse casi sin pensar y para las que no se necesita un nivel alto de concentración.
13. Aplicar la regla de los cinco minutos
La regla de los cinco minutos dice que si podemos llevar a cabo una tarea en cinco minutos o menos, y disponemos de ese tiempo, hagámoslo inmediatamente. Hay que evitar poner tareas en una lista de pendientes si podemos hacerlas con rapidez y facilidad tan pronto nos las encontremos. Si no tenemos tiempo para ocuparnos de ellas en ese mismo instante, hay que meterlas es su cubo particular para procesarlas más tarde.
14. Practicar el hacer cosas cuando no apetece hacerlas
El momento más importante para hacer algo es cuando no queremos hacerlo. Cualquiera puede hacer algo cuando le apetece , eso es fácil, lo difícil es hacerlo cuando uno no está motivado, ni inspirado. Cualquier hábito que se quiera implementar pasará por rachas en las que sea lo último que nos apetece hacer, llegados a este punto, debemos poner más énfasis y persistencia en su implementación, ya que lo contrario no llevará al abandono y al fracaso.
15. Eliminar interrupciones
Hay un símil que es muy socorrido para explicar la importancia de evitar las interrupciones, es el que establece el paralelismo entre el trabajo y el sueño. Si nos despertamos cada hora durante la noche, por la mañana no vamos a estar descansados, del mismo modo las interrupciones frecuentes en la dinámica de trabajo se asegurarán de que nunca entremos en una buena dinámica con tareas importantes.
16. Planificar
Planificar qué debe pasar al día siguiente, semana, mes hará más probable que las cosas salgan mejor. El acto de planificar no debe ocupar mucho tiempo y consiste en construir una foto de qué y cómo deben irse sucediendo las tareas y los tiempos.
17. Si es posible delegar
En la delegación hay una regla básica y es que es que debemos delegar cualquier cosa que podamos conseguir que otro haga por lo menos al 80% de lo bien que podríamos hacerlo nosotros mismos, sobre todo cuando podemos intervenir al final y corregir erratas y errores.
18. Saber qué valor tiene nuestro tiempo
Comprender el coste que supone la inversión en tiempo de nuestras horas nos ayuda a tomar decisiones más eficientes y productivas. Así por ejemplo podemos tomar la decisión de gastar 50€ para que otro realice una tarea, si sabemos que una hora de nuestro tiempo cuesta 60€.
19. Evitar dar vueltas a los fracasos
Hay que asumir que el fracaso forma parte de la dinámica de aprendizaje, así que de vez en cuando toca fracasar. Lo importante es no dejar que ese fracaso puntual se convierta por sí mismo en un hábito. Por otro lado, si no fallamos de vez en cuando es que tal vez nos estamos moviendo en un terreno demasiado fácil, cómodo, sin retos y dificultades.
20. Utilizar Pareto (80/20)
El principio de Pareto establece que un 80% de los efectos provienen de un 20% de las causas, lo que quiere decir que muchas de las cosas que hacemos tienen un impacto muy escaso; la mayoría de nuestras inversiones proporcionan beneficios escasos. Necesitamos identificarlas y eliminarlas, para enfocarnos en el 20%.
21. Establecer plazos de entrega
La Ley de Parkinson establece que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. Los seres humanos tendemos a dejar las cosas para más adelante, siempre que no se consideren urgentes, por tanto tenderemos a ocupar todo el tiempo disponible, sea necesario o no, para la realización de una tarea. Es importante controlar este efecto de dilatación de los tiempos, ya que nuestra productividad desaparece en la media en que se desajustan.
Estos son sólo algunos de los hábitos que impactan en nuestra productividad. Obviamente no hay que trabajar sobre todos, cada uno debemos identificar aquellos que en nuestro caso particular tienen un impacto más negativo o más positivo en nuestro rendimiento. Trabajar mucho, no es sinónimo de trabajar bien.