Leyes de la eficacia

Parábola: "Afile la sierra"

Cierto día, un señor que iba paseando en el campo se encontró frente a un leñador que afanosamente estaba cortando un tronco, y entonces le preguntó: - Disculpe señor, parece usted exhausto..., ¿cuánto tiempo ha estado trabajando? - Más de seis horas -fue su respuesta. - ¿No sería bueno que descansara un poco y afilara su serrucho? El hombre responde: - No... no tengo tiempo, pues hay mucha leña que cortar. - Pero si afila su sierra cortará más rápido, y si descansa, tendrá fuerzas para cortar más. El hombre se quedó pensativo, como dando la razón a aquel señor, pero miró a  su reloj, luego a la leña, y se puso a cortar leña olvidándose del consejo de aquel hombre le había dado.

Esta parábola nos sirve como reflexión de partida para abordar las principales leyes relacionadas con la eficacia en la gestión del tiempo.

Obvio...Las tareas se alargan al interrumpirlas.

 Aunque así visto resulta obvio, en la práctica no lo resulta tanto. "El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado". Teóricamente, toda tarea requiere un tiempo determinado para obtener unos resultados y calidad deseados. Esta es la impresión subjetiva que tenemos. Pero la realidad es muy distinta, porque no nos es posible prácticamente nunca realizar de un tirón tareas medianamente complejas. No es posible después de cada interrupción retomar una tarea en el punto exacto en que se interrumpió; siempre hay que hacer  esfuerzo mental por volver a ubicarnos en el punto en que estábamos, lo que implica una pérdida de tiempo añadida al que directamente se ha perdido con la interrupción. El tiempo que requiere una tarea larga y compleja puede así alargarse de un modo que resulta en la práctica difícil de gestionar. Teniendo en cuenta este hecho, la gestión de las interrupciones no es algo anecdótico en la realización de cualquier tarea.

Un símil para ilustrar: "Es difícil aparcar camiones"

 "Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta". Nos resulta difícil programar tareas de complejas. Nos sentimos, literalmente, sin tiempo para ellas. Y cuando las intentamos, su ejecución tropieza con mil dificultades y parecen no avanzar. Es una consecuencia lógica de lo expuesto en la ley anterior, y responde a una ley puramente física: "es más difícil aparcar un camión que una moto". Al igual que una moto, cualquier tarea simple encuentra cabida entre espacios pequeños, pero un camión es ya otra cosa, no cabe en cualquier lugar, y nos complica mucho la existencia encontrar un hueco lo suficientemente grande para encajarlo. En la práctica y en el día a día este hecho resulta bastante importante ya que acaba ocurriendo que como no vemos en nuestra agenda huecos lo suficientemente grandes para aparcar "nuestro camión" acabamos retrasando tareas importantes pero no urgentes en busca del hueco perfecto, que por otro lado nunca aparece.  En estos casos hay que empezar a construir los huecos a partir de la liberación de espacios más pequeños.

Lo perfecto no es rentable

Este principio es muy interesante ya que establece que el valor de una tarea no crece proporcionalmente en relación al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S. El  valor de un trabajo varía en función del tiempo que se le dedica, y esto es aplicable lo mismo a un trabajo sencillo que a una tarea más compleja. Inicialmente la tarea va consumiendo tiempo sin variar prácticamente su valor, que se mantiene nulo. De modo progresivo, en una segunda etapa, va apareciendo un valor cada vez mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma, aunque falten tareas, cosas o acciones por realizar. Pero llega un momento en que a un determinado aumento de tiempo dedicado a la realización de una tarea, no corresponde en proporcionalidad el valor adquirido de la misma. Si damos la tarea por terminada en un estadio inicial, es evidente que el trabajo queda incompleto. Es lo que se conoce habitualmente como "chapuza". Resulta poco rentable, porque hemos obtenido poco valor del trabajo realizado. El cociente Valor/Tiempo es bajo. Pero encontramos también un  cociente bajo Valor/Tiempo en los casos donde el perfeccionismo nos lleva a invertir un sobretiempo buscando la perfección en la realización de una tarea, que no modifica de forma sustancial su valor, pero si incide en la rentabilidad de la misma. El perfeccionismo resulta tan poco rentable como la chapuza. Entre una y otra zona se encuentra lo que podríamos denominar zona de eficiencia. 

La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una lo necesario, que a veces será más del que actualmente dedicamos (en actividades largas e importantes), y en otros casos puede ser disminuido o reducido a cero.