Reuniones históricas

Las series históricas pueden ser más o menos fieles a la realidad. Los hechos son conocidos y los spoilers suelen tener más que ver con nuestro desconocimiento de la historia que con salidas creativas de los guionistas. A estos se les deja sobre todo mano libre en los diálogos porque, lo cierto es que las conversaciones privadas raramente podemos asegurar que se dieran tal y como nos lo cuentan.

Un claro ejemplo de esto es la serie "The Crown", basada en la vida de Isabel II del Reino Unido. La serie cuenta con bastante ajuste a la realidad, la vida de la monarca desde poco antes de acceder al trono. En una de las escenas, Winston Churchill acude a su audiencia con la Reina, que acaba de acceder al trono tras la muerte de su padre, Jorge VI. Por aquel entonces Churchill tenía ya unos años (casi 80) y ella 25. Según la serie (no sabemos si realmente fue así), Churchill entra en la sala donde la Reina está sentada y permanece de pie. Ella, evidentemente, le pide que se siente, a lo que él replica:

"El monarca nunca ofrece al Primer Ministro un refrigerio ni un asiento. Su tatarabuela sentó el precedente: los miembros del Consejo Privado deben mantenerse de pie. La pérdida de tiempo es un grave pecado. Y si algo he aprendido en 52 años de servicio público es que no existe un problema lo bastante complejo ni una crisis lo bastante grave como para que no pueda resolverse de manera satisfactoria en 20 minutos".

No sé si esta conversación tuvo lugar, ni si lo hizo en estos términos, pero me llamó mucho la atención. Todos sabemos la cantidad de reuniones a las que asistimos y la duración de las mismas. Difícilmente en esas reuniones se están tratando temas tan relevantes como un conflicto internacional, pero con el tiempo y los recursos destinados a las mismas, a veces lo parece. Los datos avalan el hecho de que las reuniones improductivas se comen un porcentaje importante de nuestro tiempo. La productividad se ve enormemente perjudicada por sesiones interminables de debates que no llevan a ningún sitio y que, en muchos casos, ni siquiera tenían sentido comenzar.

No se trata de eliminar las reuniones de forma radical. Lo cierto es que hay reuniones que tienen objetivos importantes:

• Compartir información
• Crear equipo y/o motivar
• Compartir el estado del trabajo
• Establecer objetivos
• Tomar decisiones y/o gestionar problemas o crisis
• Generar ideas
• Compartir conocimiento y/o formar
• Dar o recibir feedback
• Etc.

Por lo tanto, no debemos demonizar las reuniones, pero sí tener claro cuándo deben realizarse y cómo para que no se conviertan en una verdadera pérdida de tiempo colectivo.

Para ello es útil hacerse una serie de preguntas antes de organizar una reunión:

• ¿Es necesaria o se puede buscar otro sistema para obtener el objetivo buscado?
• ¿Tiene la reunión un objetivo claro? ¿Cuál es la agenda? Esto es fundamental. Si no tenemos un objetivo claro y una agenda bien definida NO debería convocarse una reunión.
• ¿Es imprescindible la presencia de todos los convocados? ¿Cuál debe ser el papel de cada uno durante la reunión? La idea de que cuanta más gente, mejor, es un grave error. No solo favorece que la cosa se alargue si todo el mundo participa, sino que, además, acaba generando conversaciones alternativas de personas aburridas, multitarea que no lleva a ninguna parte, etc. El que acuda a una reunión debe estar ahí por una razón.
• ¿Cuánto debe durar? Según Churchill en la serie no más de 15 minutos. Nosotros podemos ser un poco más espléndidos, pero no debería sobrepasar la hora.
• ¿Qué necesitamos preparar? ¿Lo tenemos? Tener la información o material preparado va a economizar tiempo y evitar tener que repetir la reunión otro día, cuando se recabe lo necesario.
• ¿Qué hacemos si no llegamos a acuerdos? Dar vueltas como peonzas una y otra vez sobre los mismos temas no es la forma más adecuada de llegar a una solución. Cuando entramos en esta dinámica, hay que cortar y buscar una alternativa.
• ¿Qué hacemos si llegamos a acuerdos? Si hemos conseguido llegar a acuerdos es importante que la cosa no se quede ahí y asegurarnos de que lo visto se transforma en acciones. Hay que establecer un plan de acción y seguimiento.

Y una cosa importante: no debemos caer en las trampas del (auto)engaño, como:

• "Llego en 5 minutos". Eso significa que la reunión va a comenzar, al menos, media hora tarde.
• "¿Y si lo alargamos 10 minutos más y así acabamos de cerrar el tema?". Los 10 ya será una hora más y las posibilidades de seguir sin cerrar las cosas, igual de grande.
• "Es un momento" ante cualquier interrupción (teléfono, un compañero que entra...). El momento puede ser eterno y no sabemos lo que nos vamos a encontrar a la vuelta (un rato discutiendo sobre lo que se ha estado hablando en ese tiempo, un nuevo problema que añadir de improviso a la lista...).