El paradigma de la importancia.

En nuestro día a día habitualmente reaccionamos en emergencia ante las tareas urgentes. Las cuestiones importantes, que no son urgentes, requieren de una mayor proactividad, tenemos que actuar con más iniciativa para hacer que las cosas ocurran.

Según el principio del 80/20 o regla de Pareto, el 20% del trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados, y a la inversa. Según esto, la clave para evitar entrar en el bucle de la urgencia es, por tanto, dar prioridad a ese 20% de acciones que produce resultados; es decir, a las acciones importantes que, de no tratarse oportunamente acabarán por degenerar en acciones urgentes o de crisis.

Habitualmente hay muchas actividades que impiden o dificultan el tiempo que dedicamos a lo importante: reuniones, responder correos, realizar o recibir llamadas, interrupciones, etc., son algunos de los “consumidores” habituales del tiempo que podríamos dedicar a aquello que consideramos realmente importante.

La matriz Eisenhower, de todos conocida, tiene como finalidad jerarquizar la carga de trabajo. Establece cuatro cuadrantes según importancia y urgencia. Los profesionales altamente efectivos son aquellos que permanecen el mayor tiempo fuera de los cuadrantes: urgente pero poco importante, y poco urgente e importante. De este modo consiguen disponer de tiempo para decir sí a las prioridades del cuadrante: no urgente, pero si importante. Para llegar aquí, la clave radica en decir no a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes. Si no decimos no a lo aparentemente urgente, probablemente lo estemos diciendo a lo importante.

Cuando actuamos según el paradigma de la importancia, debemos movernos en los cuadrantes: urgente e importante e importante pero no urgente, con ello evitaremos dedicar tiempo a apagar los incendios que vienen del resto de cuadrantes.

La esencia de la efectiva planificación y gestión del trabajo consiste en organizar y ejecutar prioridades equilibradas. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

En conclusión, lo ya sabido, aunque con frecuencia poco practicado, la efectividad implica poner lo verdaderamente importante por encima de lo urgente, ya que lo urgente con frecuencia es sólo importante para otros.

Uno de los métodos usados para ordenar tareas según su prioridad, es precisamente trabajar en orden a la matriz de organización del tiempo, clasificar cada tarea de trabajos pendientes según los criterios:

• Importante y urgente:  tareas que deben hacerse de inmediato.
• Importante pero no urgente:  tareas que más tarde deberán planificarse. 
• Urgente pero no tan importante: por lo general tareas que pueden delegarse.
• Ni urgente ni importante: tareas que perfectamente puede eliminarse.

Una vez las tareas están asignadas a las categorías, solo necesitan ser delegadas, eliminadas, planificadas o ejecutadas.

Y no olvidar Pareto, antes de iniciar la jornada, dedicar unos minutos a identificar el 20% de lo que hacemos que genera el 80% de los resultados que esperamos.