Reuniones en remoto, claves para el éxito.

Reuniones virtuales y videoconferencias forman parte desde hace meses de nuestras rutinas diarias. Nos lanzamos a un entorno de relación virtual sin anestesia y en urgencia. Pero ya se sabe que la urgencia puede llevar aparejada la falta de previsión, planificación y orden. Elementos que con el paso de los meses nos hemos dado cuenta de que son una carencia frecuente en este nuevo modelo de trabajo, relación, coordinación, gestión y supervisión. La tecnología nos conecta virtualmente, pero mantener una reunión virtual productiva va mucho más allá de estar conectados.

Muchas personas tienen la percepción de que una reunión virtual es menos reunión que una presencial, o menos importante, sobre todo si es sin vídeo y nadie ve a nadie. La virtualidad  añade a las complicaciones tecnológicas, el handicap de la ausencia del lenguaje "no verbal" y de la energía que se moviliza en el contacto personal.

Por todo ello, aquí van algunas consideraciones para facilitar y potenciar reuniones virtuales efectivas:

• No dejar que las cosas pasen. Para que una reunión en virtual sea efectiva, al igual que una presencial, ha de tener una agenda concreta, un índice de temas y unos tiempos programados.Informar por adelantado a los participantes sobre el objetivo y la agenda del encuentro, y facilitar cualquier documento que necesite ser conocido previamente.
• Saludar uno a uno a todos los participantes, que no por obvio, nos movamos en la impersonalización.
• Es fundamental acotar la participación solo a aquellas personas relacionadas con el asunto a tratar, en virtual, corremos la tentación de convocar a personas que ni aportan a la reunión, ni a las que la reunión les aporta. Lo ideal no más de cinco o seis participantes para reuniones donde se requiere una participación activa.
• Es importante asegurarse de que todos los asistentes reciban una notificación por lo menos 15 minutos antes de la reunión.
• Ha de existir un protocolo de actuación previo conocido en cuanto a uso de cámara y micrófono. Instaurar una política de "vídeo obligatorio", si es posible. Lo ideal es que al menos cada persona que intervenga encienda la cámara, el lenguaje corporal juegan un papel clave para transmitir nuestros mensajes y comunicar y, silenciar el micrófono cuando no se interviene.
• Debe haber un responsable que se encargue/responsabilice de coordinar la participación y de gestionar la información/documentación/acuerdos/compromisos / tareas.
• En el caso de la virtualidad el dicho, "lo bueno, si breve, dos veces bueno', es más relevante que nunca. La concreción es fundamental. Las reuniones virtuales exigen un plus de concentración, por lo que no deberían prolongarse más de 45 minutos, es más eficiente programar más reuniones, pero de menos duración.
• Desechar el modo multitarea durante la reunión. Es muy frecuente que durante la participación en una reunión virtual estemos realizando al mismo tiempo otras tareas. La mayoría de las personas reconoce que se dedica a otros asuntos durante las reuniones virtuales.
• Y para finalizar, aunque básicos, pasados por alto en muchas ocasiones: prever distractores, ruidos, interferencias, cuidar la indumentaria, el fondo y la iluminación.
• Y no olvidar que una sonrisa viste mucho y va bien casi con cualquier cosa ...

En el contexto presente las reuniones virtuales son un momento muy importante para los equipos, no sólo desde el punto de vista de la gestión de proyectos, sino también de la vinculación emocional. Es por ello que bien planteadas, en las claves comentadas, no sólo aumentan la productividad, sino que impactan en la calidad de la colaboración, la implicación y motivación de los asistentes.