No hay más tiempo que el que hay.

En algunas ocasiones, pensamos que muchas de las personas que tenemos a nuestro alrededor tienen tiempo para todo y nos preguntamos ¿Sabrán aprovechar el tiempo mejor que yo? ¿Cómo puede organizarse para hacerlo todo?

La reacción habitual ante esta sensación de necesidad de tiempo es, trabajar más horas o trabajar más deprisa. Una y otra solución acarrean inconvenientes, porque llevan consigo de modo inevitable el error por un lado y del estrés por otro.

"Formamos parte de una cultura que nos empuja a hacer demasiadas cosas, a tomar demasiadas responsabilidades y a decir que sí a demasiadas oportunidades".

Pese a que cada persona tiene unas prioridades y unas responsabilidades diferentes y que no existe una varita mágica para solucionar las cargas del trabajo y su distribución en el tiempo, sí podemos ayudarnos de algunos comportamientos, y más en la circunstancia en la que el teletrabajo ha difuminado muchas líneas.

• Establecerse un horario laboral. Debes marcarte a qué hora comenzarás a trabajar, a qué hora pararás a comer y a qué hora acabarás de trabajar.
• Una vez establecido tu horario de trabajo, planifica la jornada. Debes contar más tiempo del necesario para cada tarea para dar espacio a las interrupciones, a los conflictos y retrasos habituales.
•  Antes de finalizar tu horario de trabajo (unos 10 minutos), aprovéchalo para revisar lo que dejas pendiente para el día siguiente, haz un listado de estas tareas y fija un orden de prioridades.
• Intenta trabajar con plazos realista que contemple imprevistos, de esta forma es más fácil asegurarse del cumplimiento de los plazos.
• Divide los trabajos grandes en tareas manejables, estableciendo tiempos para cada tarea; permite acometer cualquier proyecto y con menos estrés que si se quiere hacer todo a la vez.
• Haz un seguimiento de tus progresos, si hay imprevistos que retrasen la fecha programada, tenerlo controlado te permitirá ver si se puede llevar a cabo acciones y de qué tipo para cumplir plazos..
• Si puedes, delega. Si no te crees imprescindible, la delegación es necesaria.
• Agrupa las tareas. Los trabajos más complejos deben hacerse en aquellos momentos del día en que los niveles de energía y atención están más activados y, a poder ser, coincidiendo con los momentos en que haya menos interrupciones. Las menos complejas y rutinarias en aquellos momentos del día en que es más difícil concentrarse.
• A veces, la rutina nos empuja a hacer el trabajo siempre de la misma manera y, quizás, hay alguna forma más sencilla de hacerlo. La autoevaluación te dará claves.

La importancia de uso del tiempo está siempre en función de los objetivos. Perder el tiempo significa, simplemente, hacer algo que es menos importante que otra cosa que se pudiera hacer en su lugar. La mayoría de nosotros solemos perder del orden de 3 horas al día, obviamente no se trata de una pérdida voluntaria. Si así fuera sería fácil resolverlo. La mayor parte de esta pérdida de tiempo es involuntaria e incluso inconsciente.

Sólo al revisar cuidadosamente lo hecho, podemos percibir la inadecuación o la falta de rentabilidad del modo en que hemos empleado el tiempo. Hemos perdido parte de nuestro tiempo a causa de hábitos que quizás resultan inadecuados, de actividades desarrolladas con una perfección innecesaria o que ni siquiera hubiera resultado necesario realizar. Hemos empleado mal nuestro tiempo porque nos hemos olvidado de nuestros objetivos, de nuestras prioridades, porque no hemos planificado o porque no hemos respetado las previsiones establecidas.