Cuida tus stakeholders

"Cuando me pusieron al mando del proyecto me expusieron los objetivos y las metas, los plazos, los recursos y los costes y con todo ello me detallaron los requerimientos y los criterios de calidad.

Me eligieron porque tenía los conocimientos y experiencia para acometer el proyecto. Y yo estaba seguro de ello. Podía manejar el proyecto y afrontar todos los retos, que eran muchos. Lo que no me esperaba es que el éxito del proyecto nada tenía que ver con todos esos aspectos. Más bien tenía que ver con la gestión de las relaciones con las personas del proyecto. No de las que dependía de mi, sino con todas aquellas que de alguna manera, directa o indirecta, se acercaban al proyecto.

Como era muy grande, estaban implicados muchas peronas. Las que dependían de mi, por supuesto, mis compañeros, mis jefes, los socios de la empresa, el cliente, el director del proyecto del cliente, todo el equipo del cliente con sus jerarquías, funciones y protagonismo en el proyecto. Los otros clientes, no el final, sino a los que rendía cuenta directamente, todos los proveedores que, como mi organización, participaba en el proyecto. Cada uno con sus funciones, su área de actuación y su visión de dónde llegaba su responsabilidad y cuando otro equipo entraba en su terreno.

Todos con un objetivo y una meta común, y sin embargo, con objetivos diferentes y en ocasiones opuestos, en busca de la meta común.

Cuando comprendí ésto, cuando me di cuenta que de nada sirve lo que sepas o no, hacer, por sí solo, fue cuando estuve en condiciones de manejar el proyecto con éxito y llevarlo a buen puerto. La parte técnica, los criterios de calidad, el cumplimiento de las cláusulas del contrato se daban por supuesto. Eran importantes y había que cumplirlas, pero ni con mucho era la garantía de éxito. "

La gestión de los stakeholders en un proyecto es un elemento principal. Es ¿el elemento?. 

Stakeholder es un término inglés utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: "Strategic Management: A Stakeholder Approach" (Pitman, 1984), para referirse a «quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa».

Estos grupos o individuos son los públicos interesados o el entorno interesado ("stakeholders"), que según Freeman deben ser considerados como un elemento esencial en la planificación estratégica de los negocios. Por ejemplo, los trabajadores de esa organización, sus accionistas, las asociaciones de vecinos afectadas o ligadas, los sindicatos, las organizaciones civiles y gubernamentales que se encuentren vinculadas, etc. http://es.wikipedia.org/wiki/Stakeholder

Aunque el término hace referencia a un nivel más macro, es utilizable a nivel de proyecto. Sobre todo en organizaciones con una estructura matricial y orientada a proyectos donde la jerarquía tracicional está diluida y relegada a un segundo plano.

Ni que decir tiene que, además de la organización o un proyecto, el concepto como tal se puede aplicar a cualquier ámbito de la vida y a cualquier relación. ¿Quiénes son los stakeholders en una pareja? Suegros, cuñados, hermanos, amigos, hijos, etc.

Existe un cuadro que relaciona el poder y el interés de cada uno de los stakeholders y que nos orienta sobre el comportamiento a tener con cada uno de ellos: mantenerles satisfecho, dedicarles las mínimas atenciones, mantenerles informados, colaborar con ellos. Es un buen recurso para orientarse. Sin embargo, como todo sistema, dependemos del concepto que tenga la otra parte, de donde nos sitúe en el cuadro de poder / interés y de su propia habilidad para gestionar y/o la conciencia de que tiene que manejar stakeholders.

Y en este sentido me gusta recordar las características de un sistema:

• Totalidad: El sistema trasciende las características individuales de sus miembros
• Entropía: Los sistemas tienden a conservar su identidad
• Sinergia: Todo cambio en alguna de las partes afecta a todas las demás y en ocasiones al sistema
• Finalidad: los sistemas comparten metas comunes
• Equifinalidad: Las modificaciones del sistema son independientes de las condiciones iniciales
• Equipotencialidad: Permite a las partes restantes asumir las funciones de las partes extinguidas
• Retroalimentación: Los sistemas mantienen un constante intercambio de información
• Homeostasis: Todo sistema viviente se puede definir por su tendencia a mantenerse estable
• Morfogénesis: Todo sistema también se define por su tendencia al cambio

Y así recordar, que el cuadro de stakeholders, por ser un sistema, es líquido y dinámico más que rígido. Y depende de la gestión se puede hacer que las valencias de poder cambien, que los intereses se despierten o se apaguen y que todo cambie hacia nuestro norte o se descontrole, con la seguridad de que puede volver a cambiar en el momento siguiente.