Las Interrupciones en la gestión del tiempo

Algunos días algún compañero se acerca a mi en el trabajo y me hace una consulta, o me plantea una cuestión que debo hacer, con cierta urgencia. Dejo lo que estoy haciendo y me pongo a hacerlo. En ese momento entra una segunda persona y me plantea otra demanda. Para contestarle, dejo lo que estoy haciendo e intento darle solución. Hasta que que acerca una tercera persona que pidiendo disculpas, porque es un segundo y es urgente, me plantea otro tema. Me pone en antecendentes, y espera a que yo le conteste. En ese momento, mientras tengo la mirada perdida pensando que contestar, me fijo en que ha entrado un mail que llevaba esperando y en un arrebato comienzo a contestar al mail, hasta que me interrumpe el sonido del móvil al cual contesto porque es importante. Como la llamada se alarga, la gente se va marchando para venir luego. Al colgar se me ha olvidado qué estaba haciendo. Y vuelvo a retomar mi tarea inicial.

Cualquier tarea interrumpida te roba tiempo, porque a la interrupción hay que añadir el esfuerzo de volver a la tarea original, reenfocar la atención y recuperar el nivel de concentración inicial. Por ello es importante evitar las interrupciones en lo posible y darles, en su caso, el tratamiento más adecuado.

Ahí van algunas de las buenas prácticas a tener en cuenta:

Evita las autointerrupciones: cuando inicies una tarea, no te desconcentres ni te interrumpas a ti mismo con cuestiones que puedan esperar.

En momentos puntuales en que requieras gran concentración pide ayuda para que no te pasen las llamadas de teléfono y que no te interrumpan, salvo que sea de vital importancia.

Establece un momento fijo cada día o cada semana en el que te enfrentarás con las tareas que requieren una gran concentración y en el que no estarás disponible. Establece otros periodos en los que sí estarás disponible. Haz saber a los demás estos plazos.

Agrupa tareas similares (llamadas de teléfono, envío de e-mails, redacción de informes rutinarios...) y acomételas todas en un mismo lapso de tiempo.

Trata proactivamente las demandas de los demás, planteándote su importancia y su urgencia. Posterga aquellas que sean postergables y agrupa demandas similares para realizarlas juntas.

Si quieres que los demás no te interrumpan no les interrumpas tú. Sentarás un precedente que puede funcionar como ejemplo a seguir.

Plantéate si las demandas que haces a tus compañeros son convenientes e intenta minimizar al máximo las veces que tú les interrumpes. Sentarás un precedente y será más fácil que los demás adopten la misma actitud respecto a ti.

Sin lugar a dudas, de las que más me funcionan son las dos últimas, porque el compromiso que he hago de no interrumpir a los demás, me da fuerza para posponer sus consultas a un momento idóneo, y se diluye el sentimiento de urgencia, del aquí y ahora, porque yo soy el primero en resistir la tentación de interrumpir.