Herramientas de colaboración

Hace unos días estaba con un cliente recogiendo los requerimientos de una aplicación que vamos a desarrollar para su organización. Dentro de las ideas que nos transmite el cliente es que, además de ciertas funcionalidades ya comentadas, desea que la aplicación tenga "herramientas colaborativas". Le pedimos que nos describa un poco más a qué entiende como herramientas colaborativas, o al menos, cuáles de esas herramientas quiere implementar. A continuación nos señala herramientas como un foro, una wikipedia, algo tipo "muro de facebook",... Tomamos nota de todo.

Un poco más adelante, en el transcurso de la misma reunión, nos comenta otra serie de funcionalidades.  Aquí es donde descubrimos que existe cierta información y ciertos archivos que son creados por varias personas, en algunos casos varios responsables de departamentos, en otros casos varias personas de un mismo equipo. El método que utilizan es ir pasándose un archivo tipo word, excel o similar, vía mail, y cada uno va adjuntando su parte.

Esta práctica es bastante común, o al menos la hemos podido ver en varias organizaciones. ¿Qué ocurre? ¿Porqué una organización pide herramientas colaborativas para ciertas cosas y no para otras? La conclusión es que, como en otros conceptos, se utiliza el nombre, en este caso "herramientas colaborativas", ligado a las herramientas que mediaticamente están asociadas y no como una filosofía. Por ejemplo, nadie describe que para construir un foro se van pasando un word en el que van anotando las diferentes opiniones en formato de diferentes hilos.

De hecho la definició de Wikipedia es: "Son herramientas utilizadas en la comunicación entre personas, aunque ésta sólo sea de forma virtual. Actualmente existen diversas herramientas de este tipo tales como las redes sociales, wikis, blogs e incluso los chats. Estas nuevas herramientas de la comunicación nos han permitido de forma eficaz y rápida el traspaso de información y ha acortado de una forma u otra las distancias entre personas."

¿Qué es por tanto una herramienta colaborativa más allá de la definición mediática?

Pues es la misma defnición pero extendido a cualquier tipo de información que compartamos en el trabajo. Y dado que en la mayoría de las organizaciones trabajan al menos 2 personas, podríamos decir  que una herramienta colaborativa se puede aplicar a prácticamente todo lo que hacemos.

¿Cuánta información en mi trabajo manejo yo solo, en modo individual? Pues muy poca. Siguiendo el proceso de comunicación, en el lado del input, necesitamos información de otras fuentes externas para realizar nuestras tareas, en el lado del procesamiento, es posible que hagamos tareas en equipo con lo que debemos compartirla con otras personas y por último, el producto final lo haremos llegar a terceras personas. 

Por todo ello, necesitaríamos herramientas colaborativas en todos y cada uno de los procesos.

Existen dos reglas que hay que cumplir:

1. Un dato solamente se introduce en el sistema una vez (el teléfono de un cliente, una factura, un pedido, una incidencia, etc.)

2. El dato lo introduce la persona que "genera el dato" o que está más cerca de la fuente del dato.

Si tenemos una herramienta que cumpla esas dos reglas, toda nuestra organización será colaborativa.